Kennis · personeelskerstmarkt
Hoe organiseer je een personeelskerstmarkt?
Een personeelskerstmarkt is een volwaardig alternatief voor het traditionele kerstpakket: de organisatie richt zelf een fysieke kerstmarkt in en kiest de leveranciers, iedere medewerker ontvangt een gelijk persoonlijk kerstbudget in Drops en kiest tijdens de markt zelf waar hij dit besteedt. DROP verzorgt de digitale infrastructuur en begeleiding. Dit artikel zet de belangrijkste stappen op een rij.
1. Bepaal locatie en periode
De eigen school, campus, kantoor- of zorglocatie is de standaard. Wanneer geen geschikte ruimte beschikbaar is, kiest de organisatie zelf een externe locatie. Kies daarnaast één doorlopende officiële start- en eindperiode; binnen die periode kan de markt over meerdere dagen en locaties lopen.
2. Bepaal het persoonlijke kerstbudget
De organisatie bepaalt vooraf één persoonlijk kerstbudget. Iedere deelnemende medewerker ontvangt hetzelfde aantal Drops. 10 Drops vertegenwoordigen € 1 bestedingswaarde; een budget van € 50 wordt dus 500 Drops. Het budget is in de basis alleen tijdens de officiële kerstmarktperiode bruikbaar.
3. Selecteer en benader leveranciers
Stel zelf een gevarieerde kerstmarkt samen met bijvoorbeeld lokale winkels, makers, delicatessen, boeken, verzorgingsproducten, cateraars, sociale initiatieven en goede doelen. De organisator kiest en benadert alle leveranciers; DROP biedt geen verplicht of standaard leveranciernetwerk. Het uitgebreide advies over variatie, prijsklassen, voorraad, capaciteit en wachtrijen staat in het draaiboek.
4. Bereid het medewerkersbestand en de wallets voor
Per medewerker zijn een voornaam, achternaam, een uniek, geldig, bereikbaar en niet-tijdelijk e-mailadres en het aantal Drops nodig. De organisator importeert medewerkers centraal, laat de import met hulp van DROP uitvoeren of voegt individuele medewerkers handmatig toe; zelfregistratie bestaat niet. Afgekeurde e-mailregels worden afzonderlijk gerapporteerd en blokkeren de import niet.
5. Organiseer de communicatie
De organisator bepaalt de communicatiekeuze richting medewerkers. Wanneer de organisator zelf communiceert, maakt DROP de wallets aan zonder uitnodigingen vanuit DROP te versturen. Operationele verzending van medewerkerscommunicatie door DROP is een afzonderlijke offerteoptie.
6. Sluit leveranciers aan en test
Leveranciers registreren zich, accepteren de uitnodiging van de organisator en richten zelf assortiment, prijzen in Drops en verkoopmedewerkers in. Organisator en leveranciers voeren de operationele test zelf uit, met minimaal één testtransactie per leverancier; DROP ondersteunt technisch. Testtransacties worden automatisch één uur vóór de officiële start gereset.
7. Richt de fysieke markt in
DROP regelt de digitale kerstmarkt. Jullie organiseren het evenement. Locatie, stands, aankleding, catering, entertainment, logistiek en veiligheid zijn de verantwoordelijkheid van de organisator, die hiervoor zelfstandig een evenementenbureau kan inschakelen. Dat bureau werkt namens de organisator en staat los van de dienstverlening van DROP.
8. Uitvoering en afrekening na afloop
Tijdens de markt betaalt iedere medewerker vanuit zijn persoonlijke wallet, met de app of met een persoonlijke QR-code op papier. De organisator volgt realtime het budgetgebruik en de omzet per leverancier. Na de officiële eindtijd stoppen betalingen en correcties en worden de gegevens definitief. DROP legt de geregistreerde omzet per leverancier vast. Dit overzicht vormt de administratieve basis voor de onderlinge afrekening tussen organisator en leverancier. De leverancier factureert de organisatie en de betaling vindt rechtstreeks buiten DROP plaats.