Voor welke jubilea werkt deze opzet?

Voor bedrijfsjubilea van 10, 25, 50, 75 en 100 jaar. Ook voor verenigingsjubilea, ambtsjubilea van medewerkers en jubilea van sportclubs. De opzet met persoonlijke tegoeden past bij ieder waarderingsmoment waarbij je een groep mensen tegelijk wilt bedanken.

Kunnen we medewerkers en klanten tegelijk uitnodigen?

Ja. Je kunt verschillende tegoedbedragen instellen per groep, bijvoorbeeld 50 euro per medewerker en 25 euro per klant. Iedere groep krijgt de eigen QR-code, en op de dag zelf zie je realtime wie welk bedrag heeft besteed.

Wat is een goed budget per persoon?

Voor een bedrijfsjubileum met feestavond en catering rekenen wij op 40 tot 100 euro per persoon aan tegoed, afhankelijk van of het een lunch, borrel of complete avond is. Bij een 100-jarig jubileum met externe locatie is het bedrag doorgaans hoger.

Waarom niet gewoon een open bar?

Een open bar heeft geen limiet en geen zichtbaar gebaar. Met persoonlijke tegoeden weet iedere gast wat er voor hem of haar gereserveerd is. Dat maakt het persoonlijker en houdt de kosten transparant. Bovendien houd je een centrale afrekening, geen losse bar-rekening.

Kennisbank › Draaiboek jubileum

Draaiboek jubileum: bedrijfsjubileum organiseren met tegoeden

Een bedrijfsjubileum is een moment waarop je iets teruggeeft aan de mensen die samen met je zijn gegroeid. Medewerkers, klanten, leveranciers en relaties. Dit draaiboek beschrijft hoe je dat waarderingsmoment omzet in een concrete opzet met persoonlijke tegoeden per gast.

Waarom een jubileum met persoonlijke tegoeden?

Een klassiek jubileum kent doorgaans een receptie, een speech, een borrel en een cadeau. Prima op kleine schaal. Bij een groter jubileum, met 200 of meer gasten, blijken twee dingen te haperen: de anonieme open bar (waar niemand precies weet wat er voor hem of haar gereserveerd is) en de administratieve nasleep (facturen per bar, catering, extra's).

Met persoonlijke tegoeden los je dat op. Iedere gast krijgt vooraf een tegoedbedrag, gekoppeld aan zijn of haar naam. Bij binnenkomst wordt de QR-code klaargezet, en de rest van de avond kan de gast bij de bar, foodtruck of catering afrekenen. Het cadeau wordt persoonlijk zichtbaar, en je houdt aan het einde een centrale afrekening.

Voor welke jubilea past dit?

De opzet past bij ieder waarderingsmoment waarbij een groep mensen tegelijk wordt bedankt. In de praktijk zien we deze typen jubilea:

Bedrijfsjubilea: 10, 25, 50, 75 of 100 jaar. Meestal met feestavond op locatie of extern.
Verenigingsjubilea waarbij leden, sponsors en bestuur samenkomen. Zie ook Verenigingsactie zonder muntjes.
Ambtsjubilea van medewerkers (25 of 40 dienstjaren). Vaak informeler, maar het gebaar telt.
Openingsjubilea of herintroducties van producten, filialen of merken, met klanten en pers.

Draaiboek in negen stappen

De opzet volgt een vaste flow. Wij ondersteunen op alle punten waar de techniek langskomt.

Doel en doelgroep bepalen. Wie bedank je concreet: alleen medewerkers, ook klanten, of ook oud-collega's? Dat bepaalt gastenlijst en budget.
Datum en locatie. Een jubileum wordt meestal 6 tot 12 maanden vooruit gepland. Extern of op eigen terrein, dat hangt af van omvang.
Budget per gastgroep. Bepaal het tegoedbedrag per groep. Medewerkers krijgen bijvoorbeeld 75 euro, klanten 40 euro, oud-collega's 25 euro. Elke groep krijgt een eigen QR-codeset.
Uitnodiging en aanmelding. Gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met aanmeldpagina. De aanmelding is nodig voor capaciteit en voor het klaarzetten van individuele tegoeden.
Catering en bar. Werk met foodtrucks, een staand diner, of een klassieke bar. In alle gevallen scannen de leveranciers de QR-code van de gast.
Programma. Speech, videoterugblik, formeel dankwoord, muziek. De tegoeden blijven gedurende het programma bruikbaar, zonder aandacht op te eisen.
Persoonlijke QR-codes klaarzetten. Iedere gast krijgt bij binnenkomst een persoonlijk kaartje. Wij leveren de kaartjes vooraf.
Dashboard voor jou. Tijdens de avond kun je realtime meekijken hoeveel er is besteed en waar. Tot 22:00 uur staat de bar open, daarna volgt automatische afsluiting.
Centrale afrekening. In Backstage zie jij als organisator per leverancier hetzelfde bedrag dat de leverancier zelf ziet. Op basis daarvan stuurt de leverancier jou een factuur. Drop houdt geen geld onder zich en betaalt niet uit.

Hoe stel je het budget per persoon vast?

De bandbreedte voor een jubileum ligt tussen 40 en 100 euro per gast. Vier voorbeelden:

Lunch-jubileum (25 jaar bedrijf, medewerkers, 12:00-15:00). 40 tot 50 euro per persoon.
Borrelmoment (10 jaar bedrijf, medewerkers en directe klanten, 17:00-22:00). 60 tot 75 euro.
Complete feestavond (50 jaar bedrijf, bredere kring, 18:00-01:00). 80 tot 120 euro.
100-jarig jubileum met externe locatie en bredere pers. 100 tot 200 euro, vaak met een klein cadeau erbij.

Deze bandbreedtes zijn indicatief, geen wet. Wij denken bij het eerste gesprek mee over wat past bij je doelgroep en de sfeer die je wilt.

Wat is anders dan bij een reguliere borrel?

De kern van het verschil zit in vier punten. Ten eerste: iedere gast weet wat er voor hem of haar klaarligt (in tegenstelling tot een open bar zonder limiet). Ten tweede: de afrekening is centraal, Drop levert na afloop per leverancier één duidelijk overzicht en iedere leverancier factureert jou rechtstreeks op basis daarvan (in plaats van losse, onduidelijke rekeningen per bar en catering). Ten derde: je ziet realtime waar het geld heen gaat (in plaats van pas achteraf via de barnota). Ten vierde: sponsors of leveranciers kunnen tegoeden bijdragen, gekoppeld aan hun naam.

Voor de bredere techniek verwijzen we naar ons artikel over de digitale opzet.